요약
의료법을 비롯해 의료폐기물, 소방, 의약품 등 여러 법령이 병원에 기록과 보관을 요구하지만, 그 내용은 한곳에 모여 있지 않습니다. 법이 요구하는 기록과 병원을 지키려고 남기는 기록을 함께 보아야 합니다. 기록이 하는 일은 ① 일이 생긴 날 병원을 설명하고, ② 성실한 직원을 지키고, ③ 다음 사람에게 일을 넘겨주고, ④ 병원이 스스로를 돌아보게 하는 것입니다.
진료 보기도 바쁜데 냉장고 온도를 적고, 소독한 것을 적고, 교육한 것을 적고, 업체가 다녀간 것까지 적으라고 하면 표정이 굳는 것도 당연합니다. 기록이 번거롭다는 데에는 저희도 동의합니다.
그런데도 원장님들께 기록을 권하는 것은, 번거로움보다 기록이 지켜 주는 것이 훨씬 크기 때문입니다. 이 글은 병원 기록이 어떤 일을 하는지, 무엇부터 정하면 되는지를 정리한 안내입니다.
기록이 없으면 한 일도 설명할 수 없습니다
아침에 냉장고를 확인하고, 시술실을 소독하고, 소화기를 살피는 일은 하고 나면 흔적이 남지 않습니다. 문제가 생기지 않으면 아무도 묻지 않습니다.
일이 생긴 날 “평소에 어떻게 하셨습니까?”라는 질문이 오면, 병원이 내놓을 수 있는 것은 사람들의 기억과 남아 있는 기록뿐입니다. 기억은 사람마다 다르고 몇 달이 지나면 몇 번이고 바뀌지만, 그날 남긴 한 줄은 바뀌지 않습니다. 현장에서 “기록이 없으면 한 것도 안 한 것이 된다”는 말이 나오는 이유입니다.
기록은 직원을 지킵니다
기록을 직원 감시 도구로 오해하시는 분들도 있습니다. 현장에서 보면 기록에 가장 먼저 기대는 사람은 직원입니다. 기록이 있는 직원은 “그날 정해진 대로 확인했습니다”라고 보여 줄 수 있고, 기록이 없는 직원은 성실하게 일했어도 보여 줄 방법이 없습니다. 원장님이 기록을 챙기시는 것은 성실한 직원을 지키는 장치를 만드는 일입니다.
기록은 가장 확실한 인수인계입니다
작은 의원은 한 사람이 여러 일을 맡고, 그 사람이 그만두면 일이 통째로 흔들립니다. 전임자가 어떤 주기로 무엇을 확인했는지, 어떤 문제가 있었고 어떻게 처리했는지가 남아 있지 않으면 새 직원은 처음부터 다시 시작합니다.
말로 들은 설명은 금방 잊히지만, 몇 달 치 기록은 이 병원에서 이 일이 어떻게 굴러가는지를 그대로 보여 줍니다. 새 직원이 빨리 자리를 잡는 병원에는 대개 잘 남겨진 기록이 있습니다.
기록은 병원이 스스로를 보는 거울입니다
기록이 쌓이면 냉장고 온도가 특정 계절에 자주 흔들린다거나, 같은 장비에서 비슷한 문제가 반복된다거나, 어떤 요일에 확인이 자주 빠진다는 것이 보입니다. 누군가 와서 지적하기 전에 병원이 먼저 운영의 잘잘못을 알게 되는 것, 기록을 권하는 가장 큰 이유입니다.
문제가 생긴 다음의 일도 남겨야 합니다
기록이라고 하면 ‘했다’는 표시만 떠올리기 쉽습니다. 기록이 정말 힘을 발휘하는 것은 이상한 일이 생겼을 때입니다. 냉장고 온도가 범위를 벗어났던 날, 장비가 멈췄던 날, 환자가 불편을 호소했던 날, 병원이 무엇을 알아차렸고 누구에게 알렸고 어떻게 처리했는지가 남아 있으면 그 일을 숨길 필요 없이 차분하게 설명할 수 있습니다.
문제가 없던 날의 기록은 병원의 성실함을, 문제가 있던 날의 기록은 병원의 책임감을 보여 줍니다.
성실한 의원도 기록에서 비는 이유
현장에서 만나는 병원 대부분은 일을 합니다. 다만 남기지 않을 뿐입니다. 왜 적어야 하는지 들어 본 적이 없거나, 적어 봤자 아무도 보지 않는다고 느꼈다는 경우가 많습니다. 이유를 알게 되면 적는 일이 제출용 숙제가 아니라 내가 한 일을 지키는 일로 바뀝니다.
많이 적는 것보다 먼저 정할 세 가지
기록이 중요하다고 모든 것을 다 적으라는 뜻은 아닙니다. 쓸모없는 칸이 가득한 양식은 직원을 지치게 하고, 정작 중요한 것을 놓치게 만듭니다.
- 우리 병원에 꼭 필요한 기록은 무엇인가
- 누가 남기는가
- 어디에 모이는가
이 세 가지를 먼저 정해야 합니다. 다른 병원 양식을 그대로 가져오면 맞지 않는 칸만 늘어납니다. 적는 사람이 무리 없이 이어 갈 수 있는 기록이어야 오래 남고, 오래 남는 기록이 병원을 지킵니다.
자주 묻는 질문
Q. 법에서 정한 기록만 하면 되지 않나요?
A. 법이 요구하는 기록은 기본입니다. 여기에 일이 생긴 날 병원을 설명해 줄 기록을 더하는 것이 병원을 지키는 방법입니다.
Q. 적다가 틀리면 지워도 되나요?
A. 지우기보다 바로잡은 흔적이 보이게 남기는 편이 좋습니다. 그래야 기록 전체를 믿을 수 있습니다.
Q. 직원들이 기록을 부담스러워합니다.
A. 어느 칸이 왜 부담스러운지 먼저 들어 보세요. 필요 없는 칸을 덜어 내면 남은 기록은 오히려 잘 이어집니다.
마치며
기록은 번거롭습니다. 하지만 일이 생긴 날 병원을 대신 말해 주고, 성실한 직원을 지켜 주고, 다음 사람에게 일을 넘겨주고, 병원이 스스로를 돌아보게 하는 것은 그 번거로운 기록입니다. 번거롭지만, 그게 의원을 지키는 길입니다.
성공행정사사무소는 병원이 꼭 필요한 기록을 무리 없이 쌓아 갈 수 있도록 체계를 함께 만드는 병원전문 행정사사무소입니다. 우리 의원에 필요한 기록부터 같이 골라 보시죠.
※ 이 글은 병원 운영 기록에 관한 일반 정보입니다. 필요한 기록의 종류와 보관 방식은 병원의 진료 형태와 관련 법령에 따라 다릅니다.
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병원의 체계를 만드는 행정사 한미경 · 성공행정사사무소
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